Comment configurer la gestion des appels entrants
1. Accéder à la gestion des appels
Dans votre interface Magic IP, allez dans la section Numéro principal, puis sélectionnez Gestion des appels entrants. Ici, vous verrez plusieurs options pour personnaliser le traitement des appels lorsque votre bureau est ouvert, en pause déjeuner, ou fermé.
2. Choisir le mode "Ouvert"
Dans cet exemple, nous configurons la manière dont les appels seront traités lorsque le bureau est ouvert. Vous avez plusieurs options disponibles pour rediriger les appels entrants :
Réceptionniste virtuel : Cette option permet d'orienter l'appelant via un menu interactif où il peut choisir le service ou la personne qu'il souhaite joindre.
Etape 1+ Réceptionniste virtuel : Vous pouvez passer par une première étape avant de passer au réceptionniste virtuel.
Etape 1 + Voicemail : Vous pouvez passer par une première étape avant de passer au Voicemail. Si vous souhaitez passer directement à Voicemail, sélectionnez Aller directement vers répondeur.
Flux d'appel avancé : Pour une gestion plus complexe, vous pouvez demander à interfone de créer des scénarios préconfigurés, par exemple, Secrétaire absente, Fermeture exceptionnelle, Journées portes ouvertes,... Cela permet de basculer facilement votre central d'un scénario à l'autre selon vos besoins ponctuels.
3. Configurer les appels pendant la pause déjeuner
Si votre entreprise ferme pendant les heures du déjeuner, vous pouvez définir une route d'appel spécifique en sélectionnant l'onglet Déjeuner. Cela vous permet de diriger les appels vers un répondeur ou une autre option (par exemple, un utilisateur spécifique ou un message vocal automatique).
4. Configurer les appels lorsque le bureau est fermé
De même, pour les heures où le bureau est fermé, vous pouvez configurer un traitement spécifique pour les appels. Par exemple, tous les appels peuvent être dirigés vers un répondeur vocal ou un message informant les appelants des horaires d'ouverture.
5. Sauvegarder les modifications
Après avoir configuré les options de gestion des appels entrants pour chaque scénario (ouvert, déjeuner, fermé), assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder les changements pour appliquer les nouvelles configurations.
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