Hoe inkomende oproepen beheren

Hoe inkomende oproepen beheren

Met Magic IP kunt u eenvoudig instellen hoe inkomende oproepen worden afgehandeld op basis van verschillende scenario’s (kantoor open, lunchpauze, kantoor gesloten). Zo kunt u klanten op elk moment van de dag correct te woord staan. Hier vindt u een gids om de opties voor inkomend oproepbeheer te configureren.

1. Toegang tot oproepbeheer

Ga in uw Magic IP-interface naar de sectie Hoofdnummer en selecteer vervolgens Beheer van inkomende oproepen. Hier vindt u verschillende opties om het oproepverkeer te personaliseren wanneer uw kantoor open is, in lunchpauze of gesloten is.




​

2. De modus "Open" kiezen

In dit voorbeeld configureren we hoe oproepen worden behandeld wanneer het kantoor open is. U hebt verschillende opties om inkomende oproepen door te schakelen:

  • Virtuele receptionist: hiermee krijgt de beller een interactief keuzemenu om het gewenste team of de juiste persoon te selecteren.

  • Stap 1 + Virtuele receptionist : U kunt een eerste stap instellen voordat u doorgeschakeld wordt naar de virtuele receptionist. 

  • Stap 1 + Voicemail: U kunt een eerste stap instellen vóór de voicemail. Als u rechtstreeks naar de voicemail wilt gaan, selecteer dan Rechtstreeks naar voicemail.

  • Geavanceerde oproepflow: Voor complexer beheer kan Interfone vooraf ingestelde scenario’s configureren, zoals Afwezige secretaresse, Uitzonderlijke sluiting, Opendeurdagen,… Zo kunt u eenvoudig tussen scenario’s schakelen op basis van uw noden.


3. Oproepen tijdens de lunchpauze configureren

Als uw bedrijf tijdens de lunch sluit, kunt u een specifieke oproeproute instellen door het tabblad Lunch te selecteren. Hiermee kunt u oproepen doorsturen naar een voicemail of een andere optie (bijvoorbeeld een specifieke gebruiker of automatisch bericht).

4. Oproepen configureren wanneer het kantoor gesloten is

Op dezelfde manier kunt u een specifieke behandeling configureren voor oproepen buiten de kantooruren. U kunt bijvoorbeeld alle oproepen naar voicemail of een bericht over de openingsuren laten doorsturen.

5. Wijzigingen opslaan

Na het configureren van de oproepbeheeropties voor elk scenario (open, lunch, gesloten), klikt u op Wijzigingen opslaan om de nieuwe instellingen toe te passen.


Info
Info

Met deze opties kunt u het telefonische onthaal van uw bedrijf afstemmen op verschillende tijdsblokken, en ervoor zorgen dat elke oproep professioneel wordt beantwoord, ook buiten de openingsuren.

    • Related Articles

    • Hoe de openingsuren configureren

      In Magic IP kunt u specifieke openingsuren instellen voor uw bedrijf, maar ook pauzes plannen, zoals de lunch, waarbij oproepen anders worden afgehandeld. Zo hebt u volledige controle over het beheer van inkomende oproepen, afhankelijk van het moment ...

    • Hoe u het hoofdnummer van uw bedrijf instelt

      Tijdens de installatie van uw Magic IP-telefooncentrale is een van de essentiële stappen de configuratie van het hoofdnummer van het bedrijf. Dit nummer wordt gebruikt voor het beheer van inkomende oproepen en is noodzakelijk om de openingsuren, ...

    • Geavanceerde functies van een gebruiker configureren

      Met Magic IP kunt u geavanceerde functies configureren voor elke gebruiker, om het oproepbeheer en de gebruikerservaring te optimaliseren. Hier is een overzicht van de belangrijkste beschikbare functies. 1. Toegang tot geavanceerde functies In de ...

    • Bedankt dat u voor Magic IP hebt gekozen

      Magic IP is de telefonieoplossing van de nieuwe generatie voor bedrijven, ontworpen om het beheer van uw communicatie te vereenvoudigen en maximale flexibiliteit te bieden. Met een gebruiksvriendelijke interface die overal toegankelijk is, laat Magic ...

    • Inleiding tot Gebruikers

      Gebruikers in SmartPBX vormen het hart van het communicatiebeheer binnen uw bedrijf. Door gebruikers te configureren, zorgt u voor een vlotte en efficiënte verdeling van oproepen naar elke medewerker, wat een optimale organisatie mogelijk maakt ...